Чіткі і лаконічні листи – потреба будь-якої компанії.
Не важливо, з якої вона сфери або кому відправляються листи. При цьому причини, через які ділове листування далеке від ідеалу, у багатьох різні.
У цьому експрес-релізі хочемо розповісти про 3 показових приклади наших клієнтів.
Кейс 1
У розпал пандемії до нас звернулася компанія – лідер металургійної галузі – з проханням навчити співробітників писати листи зрозуміло і структуровано. Коли ми почали розбиратися і вивчати «матеріал», то зіткнулися з тим, що листи співробітників – це потік думок автора. Все, що у нього накопичилося, в тій послідовності, яка йому зручна, він просто виливає на «електронний папір» без певної структури. Максимум, текст формально був розділений на абзаци.
Ми обговорили з замовником/клієнтами на які теми, для чого і кому вони найчастіше пишуть листи. Проаналізували, як адресати сприймають подібні повідомлення.
У підсумку ми запропонували учасникам 3 типи структур – як почати, чим наповнити і як закінчити основну думку, в залежності від того:
| • | яку мету переслідують особисто вони – хочуть «продати» ідею / рішення, передати спірне або складне повідомлення або просто поінформувати; |
| • | як налаштований адресат – він сприйме повідомлення нейтрально, буде радий темі листа або він негативно налаштований до теми чи до автора. |
Тепер у співробітників компанії є зрозуміла схема, яка допомагає не тільки структурувати 80% листів, але і найголовніше – досягти цілі, яка поставлена автором. Писати не як зручно автору, а чітко спрямовувати думку читача смисловими блокам і приводити до дій.
Кейс 2
Також ми працювали з великою компанією з IT сектору. Тут ми зіткнулися з тим, що листи співробітників компанії для клієнтів йшли «в нікуди». Структура в листі начебто була, що хоче автор листа теж було зрозуміло, але відповіді, і тим більше дій з боку клієнтів на листи не було.
Основний наголос в тренінгу ми зробили на те, як досягати мети листа через повідомлення. Детально розглянули і потренували, як розкривати, позначати і підкреслювати не свої потреби в листі, а потреби клієнтів. Запропонували схему, як підкреслити користь для читача, не перетворюючи це в рекламу або спам.
Кейс 3
Ще одним яскравим випадком була ситуація з одним великим банком. З урахуванням культури і традицій, їх внутрішні і зовнішні листи були дуже громіздкими, пропозиції хитромудрими, в кожному зустрічалися канцеляризми і штампи. Наприклад, «з огляду на підстави наявності вважати», «має факт відсутності ...» і т.п. І як наслідок – незрозумілими.
Так, для багатьох співробітників на тренінгу було відкриттям, що, більше слів не означають більше сенсу, а «розумні» слова не додадуть експертність, а тільки заплутають.
В ході навчання ми розібрали формулу простих і зрозумілих пропозицій, обговорили, які слова точно повинні бути в тексті і на якому місці в реченні, скільки їх повинно бути, а які слова - зайві. Учасники вивчили і потренувалися писати зрозумілі і лаконічні тексти і наповнювати їх змістом. І навіть переробили свої самі заплутані «шедеври».
Тепер у колег є алгоритм, як зробити текст зрозумілим і коротким.
