LEM_Blog_ru

О чем директор должен спросить бухгалтера

О чем директор должен спросить бухгалтера

Несколько лет назад мне посчастливилось работать с замечательный и очень мудрым руководителем. Он вел комплексный проект, где были задействованы финансисты, юристы, технологи, инженеры, маркетологи. Каждый, кто с ним общался, считал, что этот человек из их профессиональной среды. Однажды, кто-то спросил: «Товарищ, а у Вас какая специальность?». На что мой руководитель ответил: «Я умею задавать вопросы».
Правильно поставленный вопрос – это половина успеха. После многих лет практики в области финансов и экономики я встала на преподавательскую стезю: повышаю квалификацию финансовых специалистов. Я очень люблю, когда мне задают качественные вопросы. По вопросам сразу видно, насколько человек понимает материал, насколько глубоко он вникает в положения стандартов, нормативных документов, разбирается в практике применения.
На тренингах мои студенты рассказывают, что чаще всего им приходится отвечать директору на два вопроса:
- Куда делись деньги?
- Сколько нам предстоит заплатить налогов?
Давайте разберемся из какой области финансов эти два вопроса.
Первый вопрос, «куда делись деньги», относится к анализу и управлению денежными средствами. Деньги – это кровь бизнеса, они обслуживают все аспекты бизнеса: приобретение сырья и материалов, выплата заработной платы, оплата услуг аренды, транспортных услуг, рекламных услуг и многое другое.
Правильный и главное своевременный анализ денежных средств крайне необходим для принятия оперативных решений. Бухгалтер в этой роли выступает статистом, который постфактум собирает, сортирует информацию и представляет ее директору. На самом деле, все результаты и показатели движения денег предопределяются на этапе принятия директором решения, за что мы платим или кому даем отсрочку платежа, задолго до составления отчета.
Если Вы принимаете решение купить большой объем сырья и материалов, так как поставщик, например, предлагает скидку на объем, Вы замораживаете деньги. Деньги перестают работать. Но деньги имеют стоимость. Для того, чтобы купить товары и положить их на склад Вам необходимо, скорее всего, привлечь кредитные средства и платить банку проценты. Даже если Вы работаете на «своих», не заемных деньгах, знайте, что собственный капитал – это самые дорогие деньги.
Спросите бухгалтера: «Выгодно ли нам сейчас купить этот товар со скидкой, которую дает поставщик?». Тогда бухгалтер должен будет сделать расчеты, сравнить ставку по кредиту и процентную ставку, заложенную в скидке, с учетом периода оплаты и длительности замораживания средств в запасах. Согласитесь, что это уже другой уровень вопросов, Вы запрашиваете не просто статистические данные, где обобщается факт из прошлого, а привлекаете бухгалтера для выработки оперативных решений.
Компании для увеличения лояльности клиентов принимают решение о предоставлении отсрочки платежа покупателям. Ваши менеджеры по продажам будут Вас убеждать, что таким образом они увеличат продажи. Скорее всего они будут правы. С точки зрения покупателя, если поставщик дает отсрочку платежа без повышения при этом цены, почему бы не воспользоваться таким щедрым предложением?
Как дорого обходиться компании такое решение? Какая эффективность, прибыльность такой сделки? Спросите об этом у бухгалтера. Грамотный бухгалтер сразу рассчитает стоимость предоставленного финансирования и может оказаться, что такая программа лояльности обходиться Вам очень дорого, а Вы даже не подозреваете этого.
С точки зрения предоставления отсрочки платежа есть риск непогашения клиентами задолженности. Кому предоставлять отсрочку, насколько надежный этот клиент? Как построить в компании систему принятия решения о предоставлении отсрочки? Бухгалтер обладает достаточными знаниями в области анализа финансовой отчетности. Он может составить методику анализа финансовой отчетности клиентов и принимать участие в кредитном комитете, который будет разделять Вашу ответственность в отношении сохранности и прироста средств учредителей.
Недавно меня попросили сделать анализ деятельности компании. Бизнес рос очень быстро. Вначале все было под контролем собственника, он мог в смартфоне отслеживать и понимать все транзакции, поступления товара, отгрузки. С увеличением оборотов и созданием отдела продаж, увеличением числа клиентов, собственник в скором времени запутался в расчетах и не понимал: прибыльный у него бизнес или уже убыточный. Клиенты много должны и уверен, что заплатят, но и долги растут. Товар на складе есть, но его хватит только на неделю. Менеджеры заключают прибыльные договора, но расходы растут, и денег все равно не хватает. Он регулярно анализировал заключенные сделки на основании отчетов менеджеров, а бухгалтерию отдал на аутсорсинг. Такая модель сейчас очень распространена среди начинающих бизнесменов, которые не могут содержать бухгалтерию для статистической и налоговой отчетности. Начали разбираться, обратились к аутсорсинговой компании, чтобы получить информацию для анализа. Почему именно у них, а не у менеджеров по продажам, спросите Вы. Дело в том, что бухгалтера составляют баланс, в котором ничего ниоткуда не появляется и ничего никуда не исчезает. Там все учтено. При условии своевременного предоставления документов и их обработки информация в балансе более достоверна, чем в управленческом отчете менеджеров, который ведется часто в Excel и редко не имеет ошибок. Оказалось, что аутсорсинговая компания четко выполняла свои функции по составлению и предоставлению отчетов в статистику и в налоговую, а информации для управленческого отчета в системе не оказалось ! «Нам никто не ставил такую задачу», - был ответ бухгалтеров от аутсорса. Нет спроса, нет и предложения. Получается, что мы сами делаем из бухгалтеров статистов, которые не привносят полезности в нашу деятельность.
Спрашивайте, нет, требуйте у бухгалтера анализ хозяйственной деятельности. Какую компания заработала прибыль? Какие направления продаж, продукты или клиенты наиболее выгодны для компании? Какая рентабельность производства? Какие постоянные расходы имеет компания и какие переменные расходы на единицу продукции? Пусть рассчитает маржинальность по видам продукции, каналам сбыта, покупателям. Пусть покажет Вам, все ли деньги, которые есть на счете, Вы действительно заработали, т.е. получили прибыль, может быть это просто полученные авансы или кредитные средства. Какая точка безубыточности Вашего бизнеса, т.е. сколько Вам надо выпустить продукции, чтобы покрыть постоянные затраты? После анализа хозяйственной деятельности, предоставленного на основании достоверной бухгалтерской информации, у Вас заново откроются глаза на Ваш бизнес, и Вы уверенно сможете шагнуть к новым достижениям.
Вы задумали расширить производство и подбираете варианты оборудования с учетом объема выпуска, производительности и цены. Пусть бухгалтер построит Вам финансовую модель и рассчитает чистую приведенную стоимость проекта (NPV). Для оценки рисков нужно еще сделать анализ чувствительности модели к входящим переменным. Выбирайте вариант с самым высоким NPV.
Для инвестирования в расширение производства возникает потребность в привлечении финансирования. Не так просто разобраться и сравнить предложения различных банков. Одни дают вроде как низкие процентные ставки, но требуют комиссии за рассмотрение заявки, резервирование кредитной линии. Другие банки предлагают аннуитетные выплаты кредитных средств, начиная уже с первого месяца кредита.
Какой банк выбрать? Как сравнить все предложения? Попросите бухгалтера рассчитать эффективную ставку процента по каждому кредиту и сравните их на одинаковой методологической основе. Только так Вы сможете выбрать наилучшее предложение.
Чтобы выдать кредит, банк потребует предоставить финансовую отчетность компании. На основании этой отчетности он рассчитает Ваш кредитный рейтинг и предложит ставку кредитования. Чем больше у компании долгов, чем меньше у компании активов на балансе, тем более рисковой такая компания выглядит с точки зрения кредитора – банка. Следовательно, для такого заемщика ставка по кредиту будет выше. Регулярно со своим бухгалтером оценивайте свои шансы на получение дешевых денег, просите бухгалтера сделать анализ финансового состояния, рассчитать показатели ликвидности и финансовой устойчивости.
Начиная бизнес, не забывайте, что не стоит учитывать свои вложения в активы только в смартфоне. Капитализируйте свои расходы, которые будете амортизировать в течение срока их полезного использования. В функции бухгалтера входит учет активов с целью их сохранности. Способствуйте регулярному проведению инвентаризации, ежегодному пересмотру сроков амортизации с тем, чтобы у Вас имелась качественная информация о состоянии и местонахождении активов компании.
Ваш бизнес выходит на международный уровень, у Вас появляются возможности выхода на международные рынки заимствования капитала, где ресурсы гораздо дешевле, а возможностей гораздо больше. Спросите бухгалтера, почему Вы до сих пор не перешли на применение международных стандартов финансовой отчетности (МСФО)? Внешние кредиторы, потенциальные инвесторы, бизнес-ангелы, венчурные фонды, банки, которые предоставляют внешнее торговое финансирование, принимают свои решения на базе финансовой отчетности компании, составленной с применением МСФО. Чем раньше Вы станете составлять отчетность по международным стандартам, тем легче состоится Ваша интеграция в международный бизнес.
Бухгалтер – Ваш незаменимый помощник в информационном обеспечении стратегических решений для бизнеса. Именно он может составить бюджет, оперативно вносить изменения в плавающие показатели, анализировать ситуацию, ответить на все Ваши вопросы: «А что, если…?» для оценки рисков.
Второй вопрос, который чаще всего задают бухгалтерам: «Сколько нам предстоит заплатить налогов», касается налогового учета. Следует знать, что базой для налогообложения прибыли является финансовая отчетность, которой, обычно, Вы так мало уделяете времени. Потом уже финансовая прибыль корректируется на налоговые разницы по амортизации, резервам и финансовым операциям. Бухгалтер должен уметь планировать налоги. Но формирование прибыли происходит ежедневно, благодаря Вашим решениям. Не подписывайте договора без визы бухгалтера. Именно он способен подсказать Вам, как правильно сформулировать договор во избежание излишних налогов в рамках законодательства или штрафных санкций. Уделяйте внимание финансовой отчетности, спрашивайте у бухгалтера, как та или иная операция отразится на финансовой отчетности компании с точки зрения финансового и налогового учета.
Каждому собственнику интересно знать, сколько стоит его бизнес. Спросите бухгалтера, как управлять бизнесом с точки зрения повышения его стоимости, как оценить справедливую стоимость компании? Получив ответы на такие вопросы, Вы будете уверенно смотреть в завтрашний день, сможете избежать множества рисков и построите бизнес, приносящий прибыль собственнику, благополучие и удовлетворение потребностей его работникам.
Не верите, что существуют такие бухгалтера? Дело в том, что в английском языке есть два слова: bookkeeper и accountant. Оба слова переводятся как бухгалтер. Но квалификация этих бухгалтеров совершенно разная. Первый является простым учетчиком, статистом, а второй, как раз и способен отвечать на подобные Ваши вопросы.
Чтобы быть уверенным в том, что Вы принимаете на работу accountant, обращайте внимание на профессиональные сертификаты кандидата, такие как дипломы ДИПИФР, сертификаты CIMA или ACCA. Люди, которые имеют такие квалификации, наверняка много знают и умеют.
Стив Джобс сказал: «Мы нанимаем людей, чтобы они говорили, что делать нам». Будете Вы искать таких бухгалтеров или растить из думающих, преданных и надежных Ваших сотрудников, инвестируя в их профессиональное развитие, решать Вам. Главное, чтобы Вы задавали своим бухгалтерам правильные вопросы.

Елена Любящева, FCCA, EY Business Academy.